一、项目名称：苏州大学财务档案整理装订及数字化加工等服务
二、项目编号：f2023088
三、采购人：苏州大学采购与招投标管理中心
地址：江苏省苏州市东环路50号凌云楼1017室
邮编：215021
联系人：陈老师 电话：0512-67167481
电子邮箱：xnchen@suda.edu.cn
具体联系人：杨老师 电话：0512-67500940
电子邮箱：yangjie@suda.edu.cn
四、采购内容及要求
（一）采购内容
根据苏州大学财务处工作需要，拟就财务档案整理装订及数字化加工等服务进行采购，主要工作流程为：对财务处每天形成的会计凭证等材料按顺序进行收集、分配、排序、整理、粘贴（包括财务凭证附件的整理、不足a4纸大小附件的粘贴等）；在影像系统中用相关设备进行扫描；数据自动上传到服务器后进行检查，核对无误后，再将相关凭证按照标准凭证进行装订；在凭证封面写上会计凭证相关信息，按顺序排好、移交归档。
1.项目服务地点：苏州大学天赐庄校区东区。
2.服务商数量：1家。
3.服务时间：2024年1月1日~2025年12月31日。每年度结束后学校将对中标单位的履约情况进行考核，若考核不合格，学校有权取消其服务资格。
1.凭证收集：每天对报销投递箱内的报销凭证进行拆袋，通过二维码扫描按人数平均分配给学校指定的工作人员。
2.凭证排序：对每天收集齐全的凭证，按照凭证号顺序进行排序并对空缺号进行记录，交给学校财务人员进行审核，同时根据国产设备退税要求整理当月电子退税资料。
3.会计凭证清点：对送交会计凭证进行清点核对，然后办理交接手续。查看会计凭证附件页面方向是否一致、会计凭证编号排序是否准确。
4.起钉、卸夹：将所有会计凭证上的订书针、长尾夹等进行拆卸，扫描和装订的会计档案中不能出现任何形式的金属物品。
5.规范性粘贴：所有火车票、汽车票、增值税发票等小于a4纸的票据都须在a4纸上标准化粘贴并保证长时间不掉，凡是不足a4大小的凭证附件都须胶粘。
6.扫描：将凭证附件进行彩色单面扫描，影像清晰、完整；确保凭证附件的完整性，不得遗漏、丢失票据；扫描像素在200dpi或者根据影像系统的要求进行。
7.检查：对所扫描凭证进行对照检查，删除无效的影像，对不合格的影像重新扫描并替换。
8.扫描完成后，扫描后的文件以会计凭证封面上的二维码为索引上传至影像化数据库。
9.装订：对凭证原件采用铆管装订方式靠左对齐装订成册，装订线距边1.5cm~2.0cm；书脊厚度在4.5cm~5cm。会计凭证册必须整齐、美观；完成后相关人员应在封面指定位置加盖签章。
10.编号：根据凭证册中凭证原件所属年、月及所包含凭证编号，按序据实填写。
11.装盒：根据苏州大学财务处要求进行装盒。
12.登记造册：将所有装订好的凭证册进行造册登记，移交档案室负责人保管，同时做好移交清单。
13.归档：配合财务处档案室负责人将会计凭证册按要求进行归档及上架。
（三）质量要求
1.粘贴要求：所有不足a4纸大的票据等凭证附件都须粘贴在a4纸大小的粘贴单上。凭证附件应在右下角对齐，按照从下往上、从右到左，内多于外，先小张后大张的原则进行粘贴；粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过贴贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右的距离，票据呈平面状分布；每页a4纸粘贴面积应最大化使用，不得为提高工作量不合理粘贴；每张a4纸至少粘贴8张火车票或出租车票（单笔凭证不足8张的除外）。为优化粘贴效果，在合同执行期间，苏州大学有权利对粘贴方式提出其他粘贴要求。
2.装订要求：会计凭证按序装订，无乱号、漏号现象；装订线位置基本一致，距边1.5cm左右,每册厚度基本一致，在4.5cm~5cm左右；凭证册内无金属物品，装订牢固、整齐、美观,没有散失或容易散失情况，没有纸张外漏情况，表面平整；会计凭证及附件规整成册后，按照要求装订。会计档案装订要求整齐、不得出现文件页面错位、颠倒、掉页等问题；凭证封皮、书脊所有信息填写齐全，无涂改、污损情况；凭证册按序排列、存放。
3.影像化要求：凭证附件彩色单面且逐一扫描；图片能正常打开；图像完整、清晰、不失真，倾斜度不超过1.5°，没有折叠、污损现象；分辨率达到彩色200dpi；保证有效页面的连续性，必录项录入率100%，目录字段不合格率≦1‰；凭证与图像挂接：挂接正确率100%，无漏扫现象；图像质量情况完好率100%；影像数据与学校财务系统数据完成率100%。
（四）服务要求
1.时限要求：项目服务团队应在收到苏州大学相关财务凭证后的3个工作日内完成档案整理装订及数字化加工等所有服务。
2.人员要求：在满足工作质量和工作时效的前提下，可根据每阶段凭证量灵活安排人员，原则上日常驻场人员不低于8人（须提供投标单位为相关人员缴纳社保的证明材料）。
（五）其他要求
1.结算要求
（1）苏州大学使用上海复翼智能财务报销系统，自动化程度较高，部分报销业务委托财务后台打印，部分劳务酬金业务已实现自动制单，原始凭证较少。师生具有自行规范粘贴原始凭证的习惯，且使用a4纸装订，电子发票、合同、采购记录表、购物清单、支付记录等附件为a4规格，无需重新整理、粘贴。但仍有部分粘贴的票据（如火车票、增值税发票等）与标准的影像化扫描存在差距，部分附件粘贴为鱼鳞页。
实施影像化扫描后，学校对师生进行票据粘贴培训，同时优化压减报销附件，以减少总体附件数量。下一步，学校将致力于优化系统对接及数据共享，加快实现记账凭证、预约报销单、经济合同等电子影像化数据自动嵌入扫描系统，降低线下扫描工作量。
（2）根据2022年12月1日至2023年11月30日财务系统统计，事业账套凭证量约22.5万件，附件约130万张。如实际工作量未超过基准工作量的10%，则学校不再另行支付额外费用。
2.报价要求：报价为固定总价方式（单位：万元人民币/年），包括人员工资、福利、培训费、管理费、税费等与本项目相关所有费用。
3.付款方式：根据工作量和验收质量情况按季度支付服务款项，第四季度根据当年实际工作量进行汇总结算。申请支付款项时需提供正规发票。
五、投标单位资质要求
（一）具有独立承担民事责任的能力；
（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（三）具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；
（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（五）参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
（六）本项目不接受联合体投标，不得转包或分包。
六、评分标准
本项目采用综合评分法，满分100分，具体评分标准如下：
评分内容 | 分值 | 评分标准 | |
价格分 （30分） | 价格 | 30 | 1.评分基准价：满足本公告要求且价格最低的报价为评分基准价，评分基准价为满分30分。 2.其他投标单位的价格分按照下列公式计算：价格分＝（评分基准价／报价）×30分。 |
商务部分 （20分） | 企业业绩 | 8 | 根据投标单位提供的近三年（以合同签订日期为准）的类似服务业绩综合评定，每项有效业绩得2分，最高得8分。（须提供合同复印件，不提供或提供信息不全的不得分，同一单位业绩不重复计分） |
项目负责人业绩 | 2 | 近三年负责相同或类似项目工作，每提供1份有效业绩得1分，最高得2分。（须提供合同复印件等其他佐证材料，佐证材料要体现项目负责人信息，否则不得分） | |
综合能力 | 10 | 根据投标单位提供的针对本项目的部门、岗位设置及职责，各类规章制度、管理规范、考核办法、服务目标等综合评分。 1.设立项目部，部门岗位职责明确，有经验丰富的项目负责人为本项目提供专业服务，项目部内各类规章制度、管理规范可操作性强，能让本项目服务人员高效、高质量的完成服务内容的，得10分； 2.设立项目部，部门岗位职责较明确，有经验较丰富的项目负责人为本项目提供专业服务，项目部内各类规章制度、管理规范可操作性较强，能让本项目服务人员较好的完成服务内容的，得7分； 3.设立项目部，部门岗位职责基本明确，项目负责人经验一般，基本能够为本项目提供专业服务，项目部内各类规章制度、管理规范可操作性一般的，得4分； 4.设立项目部，部门岗位职责不清晰，项目负责人经验缺乏，不足为本项目提供专业服务，项目部内各类规章制度、管理规范可操作性差的，得1分； 5.不提供不得分。 | |
技术部分 （40分） |
人员配备 | 6 | 根据投标单位拟投入本项目的人员配备情况进行评定。经验丰富、分工合理得6分；经验较丰富、分工较合理得4分；经验一般、分工基本合理得3分；经验不足、分工合理性差得1分。（须提供相关证明材料，否则不得分） |
2 | 人员配备数量在满足招标公告要求的基础上，每增加1人得1分，最高得2分。（须提供所有人员清单及投标单位为相关人员缴纳社保的证明材料，否则不得分） | ||
团队成员资质 | 5 | 拟投入人员中具备档案管理部门颁发的档案人员上岗资格证书、档案初级及以上职称证书等资质的，每提供一人得1分，最高得5分。 （须提供资格证书、职称证书等资质复印件及投标单位为相关人员缴纳社保的证明材料，否则不得分） | |
对项目服务总体需求的分析与理解 | 12 | 1.服务方案详细具体针对性强，体现了对需求的深入理解，有能力配合学校推进财务系统原有电子化档案自动嵌入；项目管理严格，考虑周全，计划详细，安排合理；服务流程等采取了有效的、可操作性强的管理措施来控制服务质量；服务文档标准完整，得12分； 2.服务方案较详细具体，对需求较好理解，针对性较强；项目管理、服务计划较合理，服务流程等采取了可操作性较强的管理措施来控制服务质量，服务文档格式较完整，得9分； 3.服务方案内容一般，对需求基本理解，针对性一般；项目管理、服务计划基本合理，服务流程等有响应，服务文档格式基本完整，得5分； 4.服务方案粗略，对需求理解不足，针对性差；项目管理、服务计划粗略，对技术培训、服务流程等响应性差；服务文档内容有缺漏，得1分； 5.不提供不得分。 | |
项目实施方案 | 10 | 根据投标单位提供的项目方案进行评审，包括方案可行性、与采购人实际情况结合的相关配置、加工进度、加工流程、项目质量及安全保密措施等方面。方案详细具体，可操作性强得10分；方案较详细具体，可操作性较强得7分；方案内容、可操作性一般得4分；方案粗略、可操作性差得1分，不提供不得分。 | |
时效性承诺 | 5 | 供应商须在收到学校相关财务凭证后的3个工作日内完成所有服务，其中，承诺1个工作日的得5分；2个工作日的得3分；3个工作日的得0分。 | |
服务质量保证 （5分） | 服务质量保证 | 5 | 服务内容承诺细致、成果满足用户的技术标准与要求，服务体系完备，完全满足本项目需求的得5分；服务承诺周到，具有服务体系，较能满足本项目需求的得3分；服务内容承诺针对性差的得1分；其他不得分。 |
增值服务（5分） | 增值服务 | 5 | 根据投标单位提供的可提升本项目服务质量的增值服务进行评定。 |
合计 | 100分 | ||
七、投标文件的组成
投标文件一般由下列材料组成（部分表格样式见附件1、2，所有材料须加盖投标单位公章并按序装订成册）
（一）投标文件一
1.投标函（原件）。
2.投标报价表（原件）。
（二）投标文件二
1.目录（投标资料与页码对照表，原件）。
2.投标基本情况（原件）。
3.投标单位简介（包括资质、业绩、获得的荣誉等，复印件）。
4.资格证明材料
（1）营业执照、税务登记证以及组织机构代码证（复印件）。
（2）法定代表人授权书。
（3）法定代表人身份证明材料（如身份证、护照等，复印件）。
（4）法人授权代表身份证明材料（如身份证、护照等）及单位社保证明（复印件）。
（5）近三年内在经营活动中无重大违法记录承诺函（原件）。
5.企业业绩及对应合同复印件。
6.项目负责人业绩及佐证材料复印件。
7.综合能力（包括部门、岗位设置及职责，各类规章制度、管理规范、考核办法、服务目标等，原件）。
8.人员配备情况（原件）及人员清单（须提供相关人员资质证明、资格证书等材料及投标单位为其缴纳的社保证明）。
9.对项目服务总体需求的分析与理解（原件）。
10.项目实施方案（原件）。
11.时效性承诺（原件）。
12.服务质量保证（原件）。
13.增值服务（原件）。
14.投标单位认为应提供的其它材料。
特别说明
1.“投标文件一”和“投标文件二”应分别装订和密封，并加盖投标单位公章。
2.“投标文件一”，正本一份，副本一份；“投标文件二”，正本一份，副本五份。如副本与正本有出入，以正本为准。
八、招标文件价格：人民币800元（相关缴纳事宜详见附件3），售后不退。
九、报名：投标单位在报名前，须认真阅读本招标公告，完全了解并接受其所有条款及要求，并在2023年12月20日12：00前将投标确认函（格式见附件4）发送邮件至xnchen@suda.edu.cn。
十、递交投标文件相关事宜
（一）顺丰快递邮寄（建议优先采用）
1.寄达时间：2023年12月27日9：00前
2.收件人信息
收件人：陈老师
名博棋牌的联系方式：17712489956
收件地址：江苏省苏州市东环路50号凌云楼1017室（采购与招投标管理中心）
（二）现场递交方式
1.递交时间：2023年12月27日8：30～9：00
2.递交地点：江苏省苏州市东环路50号苏州大学东校区东大门
十一、递交投标文件截止时间：2023年12月27日9：00。
十二、开标时间：2023年12月27日9：00。
苏州大学财务档案整理装订及数字化加工等服务 公告附件.rar